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10. Formvorschriften

Gemäß § 131 BAO ergeben sich folgende Formvorschriften:

• vollständig
• richtig
• zeitgerecht, d. h. spätestens einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendermonats (wenn Sie die Umsatzsteuervoranmeldung nur vierteljährlich abgeben, so verlängert sich die Frist auch auf einen Monat und 15 Tage nach Ablauf des Kalendervierteljahres).
• zeitfolgegemäß (hierbei genügt die Arbeitstag folge gemäße Eintragung, die stundenweise Sortierung ist nicht notwendig)
• Aufzeichnungen in einer lebenden Sprache führen.
• Sprechende Bezeichnungen (Konten, Bücher, Aufzeichnungen).
• Gebundene Aufzeichnungen sind mit fortlaufenden Zahlen („durchnummerieren“) zu versehen (z.B.: beim Kassabuch, Anlagenverzeichnis, …).
• Lose Blätter sind in einem Register festzuhalten.
• Zu den Aufzeichnungen gehörende Belege sind geordnet aufzubewahren. Die Überprüfung muss leicht möglich sein.
• Eintragungen dürfen nicht mit leicht entfernbaren Schreibmitteln (z.B. Bleistift) vorgenommen werden.
• Korrekturen müssen lesbar bleiben, also nicht radieren sondern lesbar (!) durchstreichen).
• Veränderungen die den Zeitpunkt der Korrektur nicht erkennbar machen, sind unzulässig (keine Manipulation von Aufzeichnungen bzw. Belegen!).

Daraus ergibt sich:

• Sie können alle Aufzeichnungen gesammelt am Monatsende erstellen, jedoch Achtung beim Kassabuch, der Kassastand muss täglich festgehalten werden (das heißt aber nicht, dass Sie die Kassa-Aufzeichnungen täglich führen müssen).
• Machen Sie keine Eintragungen ohne entsprechenden Beleg!
• Ordnen Sie die Belege chronologisch und vor allem führen Sie ihre Aufzeichnungen chronologisch.
• Führen Sie fortlaufende Nummern (beim Kontoauszug erledigt das die Bank für Sie).
• Die Zuordnung zwischen Beleg und Aufzeichnung (z.B. Eingangsrechnung und Überweisungszeile auf dem Kontoauszug hat mittels einer fortlaufenden Belegnummer zu erfolgen).
• Bewahren Sie ihre Belege zusammen mit ihren Aufzeichnungen (der Bezug zwischen Beleg und Aufzeichnung und umgekehrt muss leicht wiederherstellbar sein) für mindestens 7 Jahre auf.

WICHTIG:

Die Einhaltung der Bestimmungen über die Ordnungsmäßigkeit bewirkt die Vermutung der sachlichen Richtigkeit!

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