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54. Was benötigen Sie

Mindestens einen Ordner, idealerweise A4, in ausreichender Dicke, pro Jahr. Mischen Sie in einem Ordner nicht mehrere Buchungsjahre! Beschriften Sie den Ordner mit dem Buchungsjahr, Ihrem Firmennamen sowie dem Monat in dem Sie starten. Lassen Sie das Endmonat noch frei, falls Sie mehrere Ordner pro Jahr benötigen. Sollte dies der Fall sein, mischen Sie nicht ein Monat in mehreren Ordnern. Wenn Ihre Buchhaltung einen größeren Umfang annimmt, so können Sie z.B. pro Monat, pro Quartal oder pro Halbjahr einen eigenen Ordner verwenden.

Unterteilen Sie Ihren Ordner mit Reitern. Treffen Sie z.B. folgende Einteilungen:

ü      Anlagenverzeichnis

ü      Umsatzsteuervoranmeldungen, Kontoauszüge des Finanzamts

ü      Kassa (pro Kassa ein Reiter)

ü      Kontoauszüge inkl. Belege (oder auch einen eigenen Reiter für die Belege)

Schreibmaterial das permanent hält und möglichst nicht radierbar ist. Verwenden Sie daher am besten einen Kugelschreiber, NIEMALS einen Bleistift. Änderungen in Ihren Aufzeichnungen müssen jederzeit erkennbar bleiben! Wenn Sie sich geirrt haben, streichen Sie den Fehler so durch, dass die Ursprungseintragung lesbar bleibt! Lassen Sie keinen Zweifel daran, welche Eintragung die letztgültige ist und in welcher Reihenfolge diese vorgenommen wurden!

Verwenden Sie eine Heftmaschine um einzelne lose Belege miteinander zu verbinden (z.B. Rechnung mit dazugehörigem Lieferschein). In Ihrem Ordner dürfen sich keine losen Zettel befinden!

Ein Kopierer (oder wenn Sie mit dem PC arbeiten ein Scanner und ein Drucker) sind hilfreich um Kopien von Belegen anzulegen. Manchmal ist es sinnvoll einen Beleg, der für mehrere Geschäftsfälle relevant ist, zu jedem einzelnen Geschäftsfall beizulegen!

Ihren Firmenstempel sollten Sie auch immer zur Hand haben! Bei Kleinbetragsrechnungen ohne Kundenangaben, sollten Sie die Rechnung mit Ihrem Firmenstempel abstempeln, um keinen Zweifel an der Zugehörigkeit zu lassen. Idealerweise bitten Sie Ihren Lieferanten immer Ihren Firmennamen und ihre Firmenadresse einzuschreiben (bei Kleinbetragsrechnungen ist ein Unternehmer dazu nämlich nicht verpflichtet).

Ein extra Tischrechner mit Umsatzsteuerberechnungsfunktion und Euro-Umrechner sowie mit der Möglichkeit zum Druck von Rechenstreifen erweist sich immer wieder als äußerst nützlich. Wenn Sie ein händisches Kassabuch führen, zählen Sie mit dieser Maschine die Einzelbeträge zusammen und Heften den entsprechenden Kontrollstreifen dazu!

Schaffen Sie genügend Ablagefläche/Fächer! Sie werden Ihnen in der Praxis eine deutliche Hilfe sein. Idealerweise trennen Sie schon bei der Belegerstellung (Rechnungserstellung) bzw. beim Belegerhalt (Rechnungserhalt) nach Eingangs- und Ausgangsbeleg. Je nach Umfang und Platz ist eventuell auch eine weitere Aufgliederung möglich! Lassen Sie es nicht so weit kommen, dass Sie am Monatsende (bzw. Quartalsende) mühsamst alle Einzelbelege zusammensuchen müssen! Beachten Sie das Prinzip: „Keine Buchung ohne Beleg“ sowie die Anforderung zur Belegsicherung beim Kassabuch (siehe Kapitel „Das Kassabuch“).

Verwenden Sie einen Locher um jeden einzelnen Zettel (Beleg) in den Ordner einzulegen. Bewahren Sie in Ihrem Ordner niemals lose Zettel auf. Zusammengehörende Zettel (=ein Beleg) sollten Sie zusammenheften, um die Auffindbarkeit pro Beleg zu erhöhen.

Ihr Computer mit fertig installiertem Einnahmen- / Ausgabenrechnungsprogramm sollte natürlich auch zur Verfügung stehen! Wenn Sie mit Ihren Eingaben fertig sind, so führen Sie unbedingt eine Datensicherung durch! Am Anfang empfiehlt es sich öfters eine Datensicherung XE "Datensicherung"  durchzuführen, um im Fehlerfall einfach auf den alten Datenstand zurückkehren zu können (ACHTUNG: Beachten Sie, dass Sie dadurch Ihre Buchhaltung nicht verfälschen dürfen, dies ist nur direkt nach der Eingabe bei Eingabefehlern möglich). Eine Buchhaltung in Microsoft Excel ist zwar auch möglich, allerdings nicht empfehlenswert.

Sie benötigen unbedingt auch einen Drucker, z.B. um die Umsatzsteuervoranmeldung  auszudrucken! Wir empfehlen zumindest am Jahresende das Kontojournal und alle anderen wichtigen Auswertungen (z.B: Saldenliste) und Kontostände zu drucken.

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